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General International Standard Archival Description (ISAD(G)

ISAD(G): General International Standard Archival Description. Deuxième édition (2000).

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I Introduction

1.0 Description à plusieurs niveaux

2.0 Règles de la description à plusieurs niveaux

3.0 Eléments descriptifs

• 3.1 Zone d'identification
• 3.2 Zone du contexte
• 3.3 Zone du contenu et de la structure
• 3.4 Zone des conditions d'accès et d'utilisation
• 3.5 Zone des sources complémentaires
• 3.6 Zone des notes
• 3.7 Zone du contrôle de la description

I Introduction

I.1

La présente norme fournit les lignes directrices pour la description archivistique. Elle doit être utilisée soit en relation avec les normes nationales existantes, soit comme point de départ pour le développement de normes nationales.

I.2

L'objet de la description archivistique est d’identifier et d’expliquer le contexte et le contenu des documents d'archives, en vue de faciliter leur accès. Cet objectif est réalisé par la création de représentations précises et pertinentes, organisées en conformité avec des modèles pré-établis. Les procédures liées à la description peuvent commencer lors de la création des archives - ou même avant - et se poursuivre durant la vie de celles-ci. Ces procédures permettent de mettre en place les contrôles intellectuels nécessaires pour assurer la pérennité d'une description fidèle, intelligible et exploitable.

I.3

Des éléments d'information spécifiques sont enregistrés à chaque étape de l'existence des documents d'archives (c'est-à-dire leur création, leur évaluation, leur collecte, leur conservation, leur classement) lorsque le document doit être, d'une part, conservé et contrôlé de manière sûre, d’autre part, communiqué au bon moment à tous ceux qui ont le droit de le consulter. La description archivistique, au sens large, recouvre chaque élément d’information quelle que soit l'étape au cours de laquelle cet élément est identifié ou établi. A chaque étape, l'information sur les documents reste dynamique et peut être sujette à modification à la lumière d'une connaissance plus précise de son contenu ou du contexte de sa création. L’informatique, en particulier, peut permettre d’intégrer ou de sélectionner des éléments d’information au fur et à mesure des besoins, et de les mettre à jour ou de les modifier. Même si les règles qui constituent la présente norme sont d’abord conçues pour la description d’archives destinées à la conservation définitive, elles peuvent être appliquées à des étapes antérieures.

I.4

La présente norme comprend des règles générales pour la description archivistique qui peuvent être appliquées indépendamment de la forme ou du support matériel des documents. Les règles données dans cette norme ne fournissent pas d'instruction sur la description des documents particuliers tels que les sceaux, les enregistrements sonores, ou les plans. Des manuels précisant les règles de description pour ces documents existent déjà. La présente norme peut être utilisée en lien avec ces manuels, afin de permettre une description appropriée de ces document particuliers.

I.5

Les présentes règles générales pour la description archivistique font partie d'un processus qui a pour objectif:

• a. d'assurer la rédaction de descriptions compatibles, pertinentes et explicites ;
• b. de faciliter la recherche et l'échange d'informations sur les archives ;
• c. de permettre l'utilisation de données d'autorités communes ;
• d. de rendre possible l'intégration de descriptions provenant de différents lieux de conservation dans un système d'information unifié.

I.6

Ces règles atteignent leur but en identifiant et en définissant vingt-six (26) éléments de description qui peuvent être combinés entre eux pour constituer la description d'une entité archivistique. La structure et le contenu de l'information dans chacun de ces éléments peuvent être formulés en accord avec les règles nationales applicables. S'agissant de règles générales, elles sont conçues pour s'appliquer à toutes les descriptions de documents d'archives quelles que soient la nature et l'importance de l'unité de description. Cependant, la norme ne définit pas les formats d’édition, non plus que les moyens utilisés pour présenter ces éléments, par exemple dans les différents types d’instruments de recherche tels que inventaires, répertoires etc.

I.7

Les normes de description archivistique sont fondées sur des principes théoriques généralement acceptés. Par exemple, le principe que la description archivistique procède du général au particulier est la conséquence pratique du principe du respect des fonds. Ce principe doit être affirmé dans un service d’archives lors de la mise en place d’un système d’information, qu’il soit manuel ou informatisé, étant entendu que les principes de description sont indépendants de la nature des instruments de recherche.

I.8

Dans l’annexe A-1, on trouvera un modèle hiérarchique des niveaux de classement pour un fonds et ses parties constitutives. Il existe des niveaux de description, avec différents degrés de détail, appropriés à chaque niveau de classement. Par exemple, un fonds peut être décrit dans sa totalité dans une description simple, ou représenté dans sa totalité et dans ses différentes parties à différents niveaux de description. Le fonds forme le niveau de description le plus élevé ; les parties forment des niveaux subordonnés, dont la description ne prend souvent toute sa signification que si elle est comprise dans le contexte de la description de la totalité du fonds (voir l'annexe). Ainsi, il peut y avoir une description au niveau du fonds, une description au niveau de la série organique, une description au niveau du dossier et/ou une description au niveau de la pièce. Des niveaux intermédiaires, tels que le sous-fonds ou la sous-série organique, peuvent être envisagés. Chacun de ces niveaux peut être subdivisé plus finement, selon la complexité de la structure administrative et/ou les fonctions de l'organisme qui a produit les documents et l'organisation de ces documents eux-mêmes. L’annexe A-2 représente les relations complexes entre le(s) producteur(s) et les unités de description : ces relations sont indépendantes du niveau de description retenu, ce qu’illustrent les cases représentant les notices d’autorité conformément à la norme ISAAR(CPF), et les liens entre ces notices et les cases représentant les unités de description du fonds et de ses composantes. L’annexe B présente des exemples complets de description archivistique, effectuée à plusieurs niveaux.

I.9

Chaque règle se compose : a. du nom de l'élément de description régi par la règle ; b. d'un énoncé sur l'utilité de l'élément dans la description ; c. d'un énoncé de la règle ou des règles générales applicables à cet élément d. et, dans la mesure du possible, d'exemples qui illustrent l'application de la (ou des) règle(s).

I.10

Les paragraphes ne sont numérotés que pour faciliter les citations. Cette numérotation ne doit pas être utilisée pour désigner les éléments de description.

I.11

Les règles sont réparties entre sept zones d'information :

1. La zone d'identification (qui comprend les informations essentielles pour identifier l'unité de description)
2. La zone du contexte (qui comprend les informations sur l'origine et la conservation de l'unité de description)
3. La zone du contenu (qui comprend les informations sur l'objet de l'unité de description et sur son classement)
4. La zone des conditions d'accès et d'utilisation (qui comprend les informations sur les possibilités d'accès à l'unité de

description)

1. La zone des sources complémentaires(qui comprend les informations sur les documents ayant un lien significatif avec l'unité de description)
2. La zone des notes(qui comprend des informations particulières qui n'ont pu être données dansaucune des autres zones)
3. La zone de contrôle de la description(qui comprend les informations précisant comment, quand et par qui la description a été effectuée)

I.12

Les vingt-six éléments couverts par ces règles générales peuvent servir à la description, mais seul un petit nombre d'entre eux sont indispensables à toute description. Quelques-uns sont considérés comme essentiels pour tout échange international d'information. Ce sont :

• a. la référence ;
• b. l'intitulé ;
• c. le producteur ;
• d. la ou les dates ;
• e. l'importance matérielle de l'unité de description ;
• f. le niveau de description.

Les exemples qui figurent dans le texte de la norme sont donnés à titre d’illustration, et n’ont aucun caractère prescriptif. Ils éclairent le contenu des règles auxquelles il se rapportent, mais n’ajoutent aucune disposition nouvelle. Il ne faut donc pas considérer ces exemples ou la forme sous laquelle ils sont présentés, comme des modèles à suivre en tous points. Pour apprécier le contexte de chaque exemple, celui-ci est suivi par l’indication du niveau de description auquel il a été établi (en italiques et entre parenthèses). A la suite, est indiqué (également en italiques) le nom de l’institution qui a rédigé ou composé cet exemple. Des explications complémentaires peuvent suivre, également en italiques, et précédées du terme Note. On ne doit pas confondre l’indication du niveau de description, la source de l’exemple ou une note avec l’exemple lui-même.

I.13

L'utilisation dans une description archivistique donnée d’éléments de description autres que les éléments essentiels mentionnés ci-dessus dépendra de la nature de l'unité de description.

I.14

Les points d'accès se fondent sur les éléments de description. La qualité des points d'accès est assurée par le contrôle d'autorité. Étant donnée l'importance des points d'accès pour la recherche, une norme particulière du CIA, Norme internationale sur les notices d'autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes ou aux familles (ISAAR/CPF), donne des règles générales pour l'établissement de notices d'autorité qui décrivent les personnes morales, les personnes privées et les familles pouvant être retenues comme producteurs dans la description des documents d'archives (on se reportera à l’annexe A-2 pour le schéma des relations entre la description et les notices d’autorité). Les vocabulaires et les conventions qui seront utilisés pour d'autres points d'accès devront être élaborés à l'échelle nationale ou de description auquel il se rapporte (indication en italiques pour chaque langue. Les normes ISO suivantes sont utiles pour élaborer et mettre à jour des vocabulaires normalisés :

• ISO 5963 Documentation - Méthode pour l'analyse des documents, la détermination de leur contenu et la sélection des termes d'indexation,
• ISO 2788 Documentation - Principes directeurs pour l'établissement et le développement de thésaurus monolingues,
• ISO 999 Information et documentation - Guide pour le contenu, l'organisation et la

présentation des index.

I.15

Pour les références bibliographiques citées dans quelque élément de description que ce soit, on suivra la dernière version de la norme ISO 690 Documentation - Référencesbibliographiques - Contenu, forme et structure.

1.0 Description à plusieurs niveaux

1.1 Introduction

Si l'on décrit un fonds dans son ensemble, on en établira une description unique, en utilisant les éléments de description qui sont présentés plus loin dans la section 3 duprésent document. Si la description des subdivisions du fonds est souhaitable, on peut les décrire séparément en utilisant aussi les éléments appropriés décrits à la section 3. La somme de ces descriptions reliées hiérarchiquement, ainsi que l'illustre le tableau de l'annexe A-1, représente le fonds et ses subdivisions. Pour les présentes règles, cette technique de description s'appelle la description à plusieurs niveaux.

2.0 Règles de la description à plusieurs niveaux

2.1 Description du général au particulier

Objectif :

Présenter le contexte et la structure hiérarchique du fonds et de ses subdivisions.

Règle :

Au niveau du fonds, donner les informations concernant l'ensemble du fonds. Aux niveaux suivants, donner les informations correspondant à la subdivision décrite. Présenter les descriptions obtenues selon un modèle hiérarchique, en allant du général (le fonds) au particulier.

2.2 Informations adaptées au niveau de description

Objectif :

Présenter avec précision le contexte et le contenu de l'unité de description.

Règle :

Ne fournir que les renseignements appropriés au niveau décrit. Par exemple, ne pas donner de renseignements détaillés sur le contenu des dossiers si l'unité de description est un fonds ; ne pas faire l'histoire administrative de tout un ministère, si le producteur de l'unité de description est un service ou une direction.

2.3 Liens entre les descriptions

Objectif :

Situer l'unité de description dans la hiérarchie.

Règle :

Relier chaque description à celle de l'unité de description immédiatement supérieure, s'il y a lieu, et identifier le niveau de description. (voir 3.1.4)

2.4 Non-répétition des informations

Objectif :

Eviter la répétition des informations dans les descriptions archivistiques reliées hiérarchiquement.

Règle :

Au niveau adéquat le plus élevé, donner les informations communes aux différentes subdivisions. Ne pas répéter à un niveau inférieur l'information déjà présente au niveau supérieur.

3.0 Elements de description

3.1 Zone d'identification

3.1.1 Référence

Objectif :

Identifier de manière unique l'unité de description et établir un lien avec la description qui la représente.

Règle:

Inscrire, dans la mesure où ils sont nécessaires pour une parfaite identification, les éléments suivants:

• le code du pays conformément à la dernière version de l'ISO 3166, Codes pour la représentation des noms de pays;
• le code du service d'archives conformément à la norme nationale de codification des services d'archives, ou tout autre élément d'identification du lieu de conservation;
• la cote ou tout autre élément d'identification spécifique.

Chacun de ces éléments est nécessaire lorsqu'on envisage l'échange d'informations au niveau international.

3.1.2 Intitulé

Objectif :

Dénommer l'unité de description.

Règle :

Indiquer soit le titre que porte le document, soit un titre forgé ou une analyse concise,conformément aux règles de la description à plusieurs niveaux et aux usages nationaux.

Si nécessaire, abréger un titre trop long dans la mesure où on ne perd pas d'information essentielle.

Pour le titre forgé ou l'analyse, au niveau de description supérieur, introduire le nom du producteur.

Aux niveaux inférieurs on peut introduire, par exemple, le nom de l'auteur du document, un terme indiquant le type de documents composant l'unité de description et, dans les cas appropriés, une expression faisant mention de l'action, de l'objet ou du lieu de conservation.

Différencier intitulé d’origine et titre forgé suivant les usages nationaux ou linguistiques.

3.1.3 Date(s)

Objectif :

Identifier et donner la (les) date(s) de l'unité de description.

Règle :

Donner au moins l'une des dates suivantes pour l'unité de description, en fonction des documents décrits et du niveau de description :

1. Date(s) indiquant la période au cours de laquelle les documents ont été rassemblés dans le cadre de l'activité du producteur ; 2. Date(s) à laquelle les documents ont été créés. Cette notion inclut naturellement la date de création des documents originaux rassemblés après la constitution organique de l’unité de description 2, mais aussi celle des copies, des éditions, des différentes versions, des pièces jointes et même des originaux créés avant la constitution organique des dossiers.

Préciser la nature des dates indiquées.

D'autres dates peuvent être fournies et identifiées selon les usages nationaux.

Indiquer une seule date ou plusieurs dates selon le cas. Lorsque deux dates sont précisées, elles doivent être entendues inclusivement.

3.1.4 Niveau de description

Objectif :

Identifier le niveau de classement auquel se situe l'unité de description.

Règle :

Donner le niveau de cette unité de description.

3.1.5 Importance matérielle et support de l'unité de description (quantité, volume ou dimension)

Objectif :

Déterminer et donner

• a. l'importance matérielle de l'unité de description ;
• b. le support de l'unité de description.

Règle :

Indiquer l'importance matérielle de l'unité de description, c'est-à-dire le nombre d'unités matérielles (en chiffres arabes) et l'unité de mesure. Donner le(s) support(s) spécifique(s) de l'unité de description.

Ou bien, préciser le métrage linéaire ou le volume de l'unité de description. Si la mesure d'une unité de description est donnée en mètres linéaires et que l'on juge utile d'ajouter des renseignements supplémentaires, les inscrire entre parenthèses.

Eventuellement, lorsque l'unité de description fait partie d'un fonds ouvert, chiffrer le total connu à une date donnée, et/ou ce que l'on conserve.

3.2 Zone du contexte

[Certaines informations de cette zone, à savoir le nom du producteur et l'histoire administrative/notice biographique peuvent, danscertaines applications, être traitées dans des fichiers d'autorité chaînés. Voir le point I.14]

3.2.1 Nom du producteur

Objectif :

Identifier le ou les producteurs de l'unité de description.

Règle :

Donner le nom de l'organisme (ou des organismes) ou de l'individu (ou des individus)responsable(s) de la création, de l'accroissement ou de la conservation de l'unité de description. Le nom du producteur doit être donné selon une forme normalisée, conformément aux usages nationaux ou internationaux et aux principes de la norme ISAAR(CPF).

3.2.2 Histoire administrative / Notice biographique

Objectif :

Fournir un historique ou une biographie du ou des producteurs de l'unité de description afin de situer les documents dans leur contexte et de les rendre plus intelligibles.

Règle :

Donner succinctement tout renseignement important sur l'origine, l'évolution et les fonctions du ou des organismes, ou sur la vie et les activités du ou des individus qui ont produit l'unité de description. Si des renseignements supplémentaires figurent dans une source publiée, mentionner cette source.

Les zones d'information de la norme ISAAR(CPF) suggèrent des éléments d'information spécifiques qui peuvent être inclus dans cet élément.

Pour les personnes physiques ou les familles, donner leurs nom et prénom, leurs titres, dates de naissance et de décès, lieu de naissance, lieux de résidence, activités, profession ou postes occupés, nom d'origine et tout autre nom, réalisations importantes et lieu de décès.

3.2.3 Historique de la conservation

Objectif :

Fournir sur l'histoire de l'unité de description les renseignements importants qui contribuent à son interprétation et qui prouvent son authenticité et son intégrité.

Règle :

Enumérer les changements successifs de propriété, de responsabilité et/ou et de conservation de l'unité de description et indiquer les événements tels que l'histoire du classement, la production contemporaine d'instruments de recherche, la ré-utilisation des documents à d’autres fins ou le changement de logiciel, qui ont contribué à sa structure et à son classement actuels.

Donner les dates de ces événements, dans la mesure où ils sont connus de façon certaine. Si l'historique de la conservation est inconnu, le signaler.

Option : lorsque l'unité de description provient directement du producteur, ne pas faire d'historique de la conservation ; considérer plutôt ce renseignement comme la Modalité d'entrée. (voir 3.2.4).

3.2.4 Modalités d'entrée

Objectif :

Identifier les circonstances de l'entrée dans les archives.

Règle :

Mentionner l'origine de l'entrée, ainsi que sa date et ses modalités, si ces renseignements ne sont pas confidentiels. Si l'origine est inconnue, le signaler. Eventuellement, inscrire le numéro d'inventaire.

3.3 Zone du contenu et de la structure

3.3.1 Présentation du contenu

Objectif :

Permettre aux usagers d'apprécier l'intérêt de l'unité de description.

Règle :

Donner une brève présentation de la portée de l'unité de description (par exemple, la période chronologique ou la zone géographique concernées) et de son contenu (par exemple, la typologie générale, l'objet général, les procédures administratives). Cette présentation doit être adaptée au niveau de description.

3.3.2 Evaluation, tris et éliminations, sort final

Objectif :

Fournir des renseignements sur l'évaluation, les opérations de tri ou d'élimination et le sort final des documents.

Règle :

Mentionner toute opération de tri et d'élimination effectuée ou programmée sur l'unité de description, surtout si elle est susceptible de modifier l'interprétation des documents.

Le cas échéant, indiquer le responsable de l'opération.

3.3.3 Accroissements

Objectif :

Informer l'usager de possibles entrées complétant l'unité de description.

Règle :

Indiquer si des accroissements sont prévus. Le cas échéant, en évaluer la quantité et la fréquence.

3.3.4 Mode de classement

Objectif :

Fournir des renseignements sur la structure, l'ordre ou le plan de classement de l'unité de description.

Règle :

Préciser la structure, l'ordre ou le plan de classement de l'unité de description. Indiquer les modalités du traitement effectué par les archivistes. Pour les documents électroniques, donner les renseignements de référence sur l'architecture du système.

On peut, si on le souhaite et en fonction des usages nationaux, placer plutôt toutes ces informations dans l'élément "Présentation du contenu".

3.4 Zone des conditions d'accès et d'utilisation

3.4.1 Conditions d'accès

Objectif :

Fournir des renseignements sur le statut juridique et sur les autres dispositions de toute nature qui restreignent ou affectent l'accès à l'unité de description.

Règle :

Préciser en les distinguant les dispositions juridiques, les conventions particulières, les règlements intérieurs ou les considérations de toute nature qui ont des conséquences sur l'accès à l'unité de description. Lorsque c'est possible, indiquer la durée pendant laquelle l'accès restera réservé, et la date à laquelle les documents pourront être consultés.

3.4.2 Conditions de reproduction

Objectif :

Signaler toute restriction relative à la reproduction de l'unité de description.

Règle :

Donner des renseignements sur les conditions de reproduction de l'unité de description (en particulier les dispositions relatives au droit d'auteur), une fois autorisé l'accès auxdocuments. Si l'existence de telles conditions n'est pas connue, le préciser. S'il n'y a pas de restriction, aucun énoncé n'est nécessaire.

3.4.3 Langue et écriture des documents

Objectif :

Identifier la ou les langues, les système d'écriture et de symboles utilisés dans l'unité de description.

Règle :

Indiquer la ou les principales langues utilisées dans les documents qui constituent l'unité de description. Mentionner tout alphabet ou écriture particulière et tout système de symboles ou d'abréviations utilisé. On peut éventuellement, introduire également le code ISO approprié pour la ou les langues (ISO 639-1 et ISO 639-2: International Standards for Language Codes) ou la ou les écritures (ISO 15924: International Standard for Names of Scripts).

3.4.4 Caractéristiques et contraintes techniques

Objectif :

Fournir des renseignements sur toute caractéristique matérielle ou contrainte technique importante qui a des conséquences sur l'utilisation de l'unité de description.

Règle :

Indiquer toute caractéristique matérielle importante qui limite l'utilisation de l'unité de description. Préciser en particulier les contraintes nécessitées par le souci de la préservation des documents. Indiquer tout logiciel ou matériel requis pour accéder à l'unité de description.

3.4.5 Instruments de recherche

Objectif :

Signaler tout instrument de recherche intéressant l'unité de description.

Règle :

Donner des renseignements sur tout instrument de recherche que peuvent détenir le service d'archives ou le producteur et qui est susceptible d'informer l'usager sur le contexte et le contenu de l'unité de description. Le cas échéant, indiquer où on peut en obtenir copie.

3.5 Zone des sources complémentaires

3.5.1 Existence et lieu de conservation des originaux

Objectif :

Quand l’unité de description est une reproduction, indiquer si les documents originaux existent encore, et s’il y a lieu, leur lieu de conservation et leurs conditions d’accès.

Règle :

Si les documents originaux sont encore conservés (que ce soit dans la même institution ou ailleurs), préciser leur lieu de conservation, leur référence, et les conditions d’accès. Il convient également de préciser si les documents originaux n'existent plus, ou si l'on ignore l'endroit où ils sont conservés.

3.5.2 Existence et lieu de conservation de copies

Objectif :

Signaler l'existence, le lieu de conservation et la disponibilité de copies de l'unité de description.

Règle :

Si l'unité de description existe sous une autre forme (soit dans le service d'archives soit ailleurs), le mentionner, en donner les cotes et le lieu de consultation.

3.5.3 Sources complémentaires

Objectif :

Signaler les sources complémentaires.

Règle :

Donner les informations sur les unités de description conservées, soit dans le même service d'archives, soit ailleurs, et qui ont un lien avec l'unité décrite soit en raison de leur provenance, soit pour un autre motif. Rédiger un paragraphe d’introduction approprié et expliquer la nature du lien. Si l'unité de description complémentaire est un instrument de recherche, utiliser l'élément de description Instruments de recherche (3.4.5) pour faire cette mention.

3.5.4 Bibiographie

''Objectif :

Identifier toutes les publications qui sont relatives à l'unité de description, qui l'utilisent ou qui l'étudient.

Règle :

Donner la référence, complétée le cas échéant par d'autres informations, de toutes les publications qui sont relatives à l'unité de description, qui l'utilisent ou qui l'étudient. Citer également les publications de fac-similés, ou les transcriptions.

3.6 Zone des notes

3.6.1 Notes

Objectif :

Fournir des renseignements qui ne peuvent être donnés dans aucune des autres zones.

Règle :

Donner les renseignements particuliers et/ou importants qui n'ont pas été mentionnés dans d'autres zones.

3.7 Zone du contrôle de la description

3.7.1 Notes de l'archiviste

Objectif :

Expliquer comment et par qui la description a été établie.

Règle :

Mentionner les sources consultées pour établir la description, et l'auteur de celle-ci.

3.7.2 Règles ou conventions

Objectif :

Identifier les règles ou les conventions sur lesquelles est fondée la description.

Règle :

Citer les règles ou les conventions internationales, nationales ou locales suivies pour établir la description.

3.7.3 Date(s) de la description

Objectif :

Indiquer à quelle date la description a été préparée et/ou révisée.

Règle :

Donner la date à laquelle la description a été effectuée ou révisée.

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